Etiketa, Kariéra

12 tipů jak zazářit na každé videokonferenci

Za uplynulý rok se práce z domu a s ní spojené videokonference staly běžnou součástí našeho života. Nástroje jako Zoom, Microsoft Teams, Google Meet a mnoho dalších nám umožnily bezproblémově přejít na práci z domova. Miliony zaměstnanců tak najednou začalo pracovat z domu a komunikovat prostřednictvím videohovorů a zatím vše nasvědčuje tomu, že se videohovory stanou běžnou součástí naší pracovní rutiny i v následujících letech. Nyní je na čase si osvojit s nimi spojenou etiketu, abychom se vyvarovali jakéhokoli virtuálního faux pas.

Jistě, nástroje pro práci z domova, včetně videokonferenčních hovorů, existovaly již několik let, avšak široká veřejnost je zdaleka nepoužívala tak, jak dnes. Schůzky se konaly v konferenčních místnostech a sídlech společností po celém světě. Možná bylo ve vaší firmě pár externistů, se kterými jste párkrát nějakou videokonferenci absolvovali, ale o širokém a úplném přijetí virtuálních hovorů mluvit nemůžeme.

Až do roku 2020.

Najednou jsme většinu práce, o které jsme si dřív my, nebo naši nadřízení mysleli, že lze vykonat jen v kanceláři, zvládli na dálku a v mnoha případech i lépe a efektivněji. 

Po této radikální proměně došlo k několika výrazným změnám, včetně nových pravidel profesní etikety. Některá nová pravidla etikety zůstala a jiná se zase objevila.

Etiketa virtuálních schůzek: některé věci se změnily (a některé ne)

S rozšířením virtuálních konferencí se objevila nová nepsaná pravidla, nová úskalí a příležitosti. Chcete-li, aby vaše schůzky byly produktivní a maximálně profesionální, postupujte podle těchto dvanácti jednoduchých pravidel a tipů pro etiketu virtuálních schůzek.

  1. Seznamte se s technikou
  2. Vhodně se oblékněte
  3. Zkontrolujte pozadí
  4. Zapněte kameru
  5. Zapojte se
  6. Soustřeďte se
  7. Dávejte pozor na řeč vašeho těla
  8. Ztlumte mikrofon, když nemluvíte
  9. Mějte porozumění

1. Seznamte se s technikou

Ujistěte se, že máte funkční a kvalitní připojení a předem si otestujte, zda vám funguje kamera, mikrofon i reproduktory. Pokud vás čeká videokonference na nové platformě, zjistěte si dopředu, jaké funkce nabízí a kde je najdete.

2. Vhodně se oblékněte

Jednou ze super věcí na práci z domova je možnost oblékat se do práce jak chcete. Přesto neexistuje důvod ukazovat vašim spolupracovníkům vaše pyžamo a čelo postele.

Práce z domova by rozhodně neměla mít za následek to, že polevíme ze svých standardů. Snažte se proto vypadat stále reprezentativně. Převlékněte se do něčeho formálnějšího. Pomůže vám to naladit se do pracovní atmosféry a oddělit práci od zábavy.

Přečtěte si více o tom, jak zvýšit své standardy v článku Zvyšte své standardy, změňte svůj život.

3. Zkontrolujte pozadí

Určitě jste se již někdy stali svědkem toho, když někdo na videokonferenci zapomněl zkontrolovat své okolí a vznikl z toho pořádný trapas. Upravte své pracovní prostředí tak, abyste čelili oknu nebo byli jinak dostatečně osvětlení. Ujistěte se, že vaše zázemí působí profesionálně a je vhodné pro práci. To znamená:

  • V pozadí není vaše postel.
  • Máte za sebou uklizené pozadí, neukazujete váš nepořádek a otevřené skříně.

Krom toho, že už nemusíme trávit čas dojížděním do práce, nám práce z domova přinesla ještě jednu skvělou věc. Řeč je o virtuálním pozadí, se kterým si můžete opravdu vyhrát a pobavit vaše kolegy. Ujistěte se však, aby bylo v souladu s vaší firemní kulturou.

4. Zapněte kameru

Snad ta nejlepší rada, kterou vám ohledně etikety virtuálních schůzek mohu dát, je tato: zapněte vaši kameru. Proč?

  • Ukazujete tím účastníkům schůzky, že vám na schůzce záleží.
  • Zaplá kamera vám může pomoci s kariérním postupem.

Díky home office jsme přišli o neuvěřitelně cenné příležitosti, kdy jsme si mohli povídat s našimi kolegy a nadřízenými tváří v tvář. Ve chvíli, kdy pracujete pouze z domova, je mnohem těžší si budovat reputaci, důvěryhodnost a zkrátka být „vidět“. Přitom je to velmi důležitou součástí pro budování vaší kariéry.

Máte k zapínání kamery přirozený odpor, nechcete ukazovat sebe ani nepořádek za vámi? Přemýšlejte o dané situaci tak, jako byste byli na schůzce osobně. Pokud byste byli na osobní schůzce či poradě, také byste se upravili a nepracovali na více věcech zároveň.

Zároveň však existují chvíle, kdy je vypnutí kamery v pořádku:

  • Když jíte.
  • Když musíte smrkat.
  • Pokud potřebujete vstát a nemáte na sobě kalhoty.
  • Když do místnosti vtrhne vaše malé dítě.

5. Zapojte se

Když se připojíte na schůzku, představte se a pozdravte. Zapojte se, ptejte se, interagujte se členy vašeho týmu. Jen dávejte pozor, abyste nikomu neskákali do řeči.

6. Soustřeďte se

Věnujte právě probíhající schůzce maximální pozornost. I když může být velmi lákavé během nudné schůzky kontrolovat telefon a doručené e-maily, nedělejte to. Rovněž se vyvarujte konzumaci jídla. Během schůzky v reálném světe byste si asi taky nevytáhli krabičku se svačinou, proč byste to měli dělat právě teď?

Nezapomeňte, že je na vás upřeno více pozornosti, než kdybyste seděli na schůzce osobně. Kamera vše nemilosrdně odhalí. Navíc byste mohli přijít o klíčové informace nebo příležitost říct k dané věci svůj názor. Věnujte pozornost videokonferenci stejně, jako byste na ni byli osobně.

Odložte během hovoru telefon, zapněte tichý mód a vypněte notifikace, aby vás a vaše kolegy nic nevyrušovalo.

7. Dávejte pozor na řeč vašeho těla

Řeč těla je velmi důležitá, ať už jste v kanceláři nebo s někým voláte prostřednictvím videohovoru. Pokud používáte webkameru, dávejte si pozor na řeč těla: seďte rovně, neblouděte očima po vaší obrazovce a dávejte si pozor na odraz ve vašich brýlích – může toho prozradit více, než jste možná původně zamýšleli.

Dívejte se přímo do kamery a ne na monitor. Pokud se díváte na monitor, vypadá to, jako byste schůzce nevěnovali plnou pozornost.

8. Zlumte mikrofon, když nemluvíte

Co je více frustrující, než šum z navzájem soupeřících mikrofonů? Zachraňte všechny před tímto šílenstvím a připojte se ke schůzce v režimu ztlumení.

Pokud nežijete sami, je váš dům, zvláště v dnešní době, pravděpodobně docela hlučný. Jestliže tedy nemluvíte, ztlumte si mikrofon. Tím dáváte ostatním účastníkům možnost sdílet své myšlenky bez jakéhokoli rozptýlení a frustrace.

9. Mějte porozumění

Pro každého je práce z domova trochu jiná a to je v pořádku. Pro některé však může být opravdu náročná a nikdy nevíme, jaké podmínky k práci mají naši kolegové.

Ne každému práce z domova vyhovuje a má pro ni ideální podmínky. Někteří si mohou dovolit vlastní tichou pracovnu. Někteří mají psy, děti, partnery, nebo spolubydlící. Zkuste na to pamatovat a mějte pro situaci vašich kolegů porozumění.

Povyšte videokonference na novou úroveň

Pokud chcete, můžete investovat do externího mikrofonu, abyste získali lepší kvalitu zvuku, nebo videokamery či světla pro lepší kvalitu videa. To vše je samozřejmě skvělé, ale určitě ne nezbytné. Pro začátek bude určitě stačit, když budete dodržovat výše uvedená pravidla a osvědčené postupy. Nejen, že vaše videokonference budou mít hladký průběh, ale také budete sympatickým a příjemným kolegou.

Líbil se vám můj článek? Pokud ano, budu moc ráda, když mě virtuálně podpoříte a “pozvete mě na kávu”.

Už jste četli?

14 komentář

  1. Mě třeba pomáhá vyzkoušet si hovor s někým známým, abych si “osahala” funkce platformy, zkusila, jestli mi funguje mikrofon, jak zním a působím. Někdy třeba volám manželovi z ložnice do obývacího pokoje, ale stojí to za to. 🙂 Jsem potom mnohem víc v klidu a nemusím se stresovat hned od první chvíle.

  2. Skvělý článek. Měla jsem štěstí, že jsem pracovala ve virtuálním týmu již před covid krizí, a proto se pro mě tolik nezměnilo. U nás se hodně sdílejí obrazovky, řešíme vesměs technické problémy, takže kameru na většinu meetingů vůbec nezapínáme. Když mám ale jednání, kde je potřeba, tak jsem zjistila, že je poměrně jedno, co mám na sobě (stejně mě zabírá až od ramen nahoru), zato však rtěnka a pěkně učesané vlasy udělají velký efekt.

    1. Díky za tvůj komentář, upřímně se toho pro mě také moc nezměnilo, až na teda na intenzitu těchto hovorů (z jedné online schůzky za týden se stalo několik hodin video callů denně). Jinak s tou rtěnkou ti musím dát za pravdu! Nemusím mít ani žádný další make-up, ale jak si dám rtěnku, najednou vypadám na kameře upraveně 😊.

  3. says:

    Já jsem na online schůzky tak moc zvyklá, už rok studuju na dálku univerzitu ve Velké Británii, takže pracovní schůzka v češtině je pro mě skvělou změnou 😀 Obecně si tohle období užívám, i když to zní blbě, jsem ráda doma a práce z domu mi přijde naprosto super východisko a šetří to hlavně čas:)

    1. Tak to naprosto chápu, sama jako introvert tuto možnost velmi oceňuji, i když přiznávám, že produktivita na reálných a virtuálních schůzkách je někdy trochu rozdílná (hlavně při online výuce, kdy místo jindy živé diskuze slyším jenom ticho) 😀.

  4. Moc krásný a v dnešní době velmi užitečný článek! 🙂 Moc krásně jsi to zpracovala, sama o tom vím své, protože cally mám snad každý den!

    1. Moc děkuji, já už dnes sice denně nevolám, ale není to tak dávno, kdy jsem volala každý den i několik hodin skrz práci a online výuku 🙂

  5. Veľmi dobré a užitočné tipy 🌸

    Blog de la Licorne *

    1. Moc děkuji, jsem ráda, že se ti článek líbil ❤

  6. Krásný článek plný skvělých rad k zvládání dnešní doby 🙂 Někdy je obtížné najít pozadí, které je vyhovující, já mám např. pracovní stůl v ložnici a vzadu jde vidět roh postele. Ale toto místo mi vyhovuje i při videohovorech, protože si můžu případně psát poznámky na papír atd. 😀

  7. Jedinou a poslední online schůzku jsem absolvovala v pyžamu, sluchátky na uších a v posteli, byly to schůzky třídní a byla jsem nemocná :).

  8. says:

    tak skvelý a prepracovaný článok som dávno nečítala! 🙂 ďakujem za skvelé tipy, snád zajtra na zoome zažiarim 🙂

  9. Já se teda ani v současné situaci žádných videohovorů neúčastním, ale tipy mi přijdou fajn. 😊

    Blogerka Klárka

  10. Super článek, určitě přínosný!

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Tato stránka používá Akismet k omezení spamu. Podívejte se, jak vaše data z komentářů zpracováváme..